远程办公

营造远程办公文化。

尽管去年的大部分时间看起来像是一片模糊,但有一点很明确:在远程办公革命之后,业务永远不会一样。

对于许多小公司而言,COVID-19大流行像往常一样颠覆了业务,并就如何与滞留在家里的员工维持运营做出了快速决定。而现在,随着我们共同了解这种大流行的长期性,仍然存在一个挥之不去的问题。企业所有者可以采取什么措施来确保其远程操作在不确定的和可能的较长时间内保持强大?

作为十年前成立的一家私有小型企业的总裁和联合创始人,我感到很欣慰(并感到自豪),说我们向新的远程办公文化的转变相对轻松。事实证明,我们为大流行做好了比我们所知道的要多的准备,而这种准备使我们能够无缝过渡到完全远程的工作。

我把我们的生意算在幸运儿之中,而我的内心却对 超过100,000 在令人震惊的短暂时间内关闭的小型企业。同时,今年设法维持经营的许多小型企业对永久性远程办公采取了“观望”的态度。但是,越来越清楚的是,远程工作有望继续存在。

小型企业主越早接受这种新的劳动力市场的现实并积极适应它,他们的公司就会越好-特别是在 吸引和保留 大流行后世界的顶尖人才。

考虑到这一点,我想分享我公司在长时间的远程工作中维持业务运营和员工士气的成功策略。 小型企业至关重要 要恢复美国遭受重创的经济增长,并且没有相互支持,复苏之路将是艰巨的。毕竟,涨潮会抬高所有船只。

在新的办公室外时代适应并蓬勃发展 各种规模的公司,小企业主应重点关注三个方面:盘点基本操作并找出弱点,集中精力进行沟通以保持目标的实现,最重要的是保持团队的团结。

如何计划中断

虽然不可能预见每一次潜在的危机,但了解业务中断时的基本弱点是为意外情况做准备的一种方法,值得定期进行重新评估。

我今年很清楚。实际上-尽管当时我还没有意识到-一个简单的 桌面业务连续性练习 在一年的大流行期间,我们公司的良好表现被证明是一种节省的恩宠,这使我们能够保持常规运营,而不会迅速过渡到完全远程工作。

作为一家SaaS公司,多年来,我们的内部技术开发与客户群有机增长。为了更好地了解和发现扩展业务中的潜在弱点,我们进行了一次 业务连续性计划 (BCP)去年的演习,目的是要弄清楚如果我们的业务受到外界力量的干扰会发生什么。

您可能会认为BCP流程艰巨且昂贵,但是我发现可以轻松找到和使用在线资源,并且我们的团队在一个早晨完成了桌面练习。我们概述了两种情况:网络攻击和天然气爆炸。在我们如何处理这些危机的过程中,我们确定了一些潜在问题,并创建了解决这些问题的行动项目。

我们确定的问题(只能通过虚拟专用网络(VPN)访问的旧式内部文件服务器,过时的记帐系统以及受标准办公室电话系统限制的通信)是我们在大流行停运初期解决的第一件事。

通过将这些系统转移到基于云的解决方案,我们能够轻松地远程维护我们的客户服务,并使我们的团队项目步入正轨。

我也惊讶地发现基于云的实施 网络电话系统 比几年前我第一次研究此选项时更具成本效益。因此,如果您考虑升级已经有一段时间了,现在就重新访问您的选项很明智。

交流和执行最佳实践

进入大流行停运状态,我们很幸运已经在内部沟通流程中建立了坚实的基础,这有助于我们从面对面的工作转向远程工作,而不会错过任何节奏或看不到更大的目标。

我们使用 创业操作系统 (EOS)-对于那些不熟悉的人来说,这是一个在公司范围内使用的业务框架,可以清楚地确定公司的愿景,始终如一地创建目标,协调沟通,促进凝聚力的团队合作并提高透明度和问责制。该框架提供了额外的好处,即记录了公司的所有流程,并促进了团队成员的无缝虚拟交叉培训,从而在遇到大病或与儿童保育相关的日程安排挑战时提供了急需的灵活性。

由于我们的团队在EOS的共同努力下,所有部门的会议仍保持目标明确,议程固定。这种一致性极大地有助于清晰度和重点,尤其是在远程工作的剧变中。

我们还能够按照我们的VIP(非常重要的项目)的季度和年度战略计划来跟踪长期和短期战略,以帮助实现这一远程办公期间公司的关键目标。

照顾团队成员        

我们公司为抵押和房地产行业提供CRM软件和营销自动化服务,而提供白手套客户服务是我们业务的基石。但是,如果我们的团队成员正在为远程工作而苦苦挣扎,那将影响他们发挥最佳表现并满足客户需求的能力。

为此,我们与团队成员进行定期的临时签到,并调查他们的感觉,并询问他们的家庭办公室设置,以确保他们拥有舒适,高效地工作所需的设备和资源。我们知道情况在不断变化,员工可能需要一些时间来清楚地说明缺少的内容以及我们如何提供帮助。让您的团队在决策过程中发表意见很重要,这样他们才能成为结果的一部分。

我们的公司文化一直紧密联系在一起,并富有团队合作精神。尽管进行了隔离和远程办公,但我们仍然能够保留许多传统,无论是鼓励虚拟喝咖啡休息时间,共享折纸套件,将我们每月的“口渴的星期四”欢乐时光移至Zoom还是进行特殊的季度活动,例如“电影下午”(现在与社交保持距离)和Virtual Tiny Campfire,以及s'mores和幽灵故事。

重大的意想不到的变化总是充满挑战,但是美国的小企业主可以通过接受远程办公革命来控制自己的命运。第一步,要有一个认真,诚实的眼光。

克里斯·哈灵顿(Chris Harrington)是该公司总裁兼联合创始人 乌舍帕,一个客户关系管理/关系参与平台,可为抵押贷款专业人士提供直观的自动化营销,参与工具和定制内容。她在高科技房地产和抵押贷款关系管理方面拥有超过25年的经验,开发最先进的CRM平台以及自动内容营销服务。

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